참석 여부(RSVP) 받기, 보증 인원 정할 때 덜 막막하려면

예식장 실장님이 보증 인원을 언제까지 알려 달라고 하는 순간이 와요. 보통 예식 1~2주 전이에요. 전화를 끊고 두 분이 마주 앉아 명단을 펴 보지만, 누가 올지 모르겠다는 말만 서로 하게 돼요.

보증 인원은 예식장에 미리 약속하는 식사 인원이에요. 하객이 그보다 적게 오면 남은 식대를 그대로 내고, 더 오면 추가로 내요. 감으로 부르기엔 숫자가 꽤 무겁죠. 그래서 참석 여부를 미리 받아 두는 거예요.

보증 인원이 왜 이렇게 무거울까

식대는 한 분 한 분 값으로 계산돼요. 두 분 예식장의 식대에 열 명을 곱해 보세요. 열 명을 넉넉히 부르면 그만큼이 빈 접시 값으로 나가고, 열 명을 모자라게 부르면 당일에 식사와 자리가 모자랄까 봐 마음을 졸이게 돼요. 어느 쪽이든 마음이 편치 않아요.

게다가 이 숫자는 두 분만의 것이 아니에요. 신랑측과 신부측, 양가 부모님 손님까지 네 갈래 숫자가 합쳐져요. 한 갈래만 감으로 불러도 전체가 흔들려요. 그래서 갈래마다 따로 받아서 더하는 수밖에 없어요.

네 가지만 여쭤보세요

거창할 필요는 없어요. 네 가지만 물어보면 돼요.

• 오시는지
• 신랑측인지 신부측인지
• 몇 분이서 오시는지
• 식사하실지

이것보다 많이 물으면 대답이 줄어요. 메뉴나 좌석 같은 건 예식장에서 정하면 돼요. 버스 대절을 하신다면 탑승 여부 하나만 더하세요. 그 이상은 권하지 않아요.

질문 말도 쉽게 쓰세요. 참석 여부를 선택해 주세요보다 오실 수 있으세요가 눌러 보고 싶은 말이에요. 선택지는 참석과 불참 둘이면 충분해요. 미정을 넣으면 다들 미정을 누르고 잊어요.

성함은 꼭 받으세요. 익명으로 받으면 숫자만 남고 누가 답했는지 모르게 돼서, 나중에 답 없는 분을 챙길 수가 없어요.

언제부터 언제까지 받을까

참석 여부는 청첩장을 보내는 날부터 받기 시작해요. 따로 설문을 돌리는 것보다 모바일 청첩장 안에 버튼을 두는 쪽이 답이 잘 와요. 청첩장을 연 김에 누르게 되니까요.

마감일은 예식장마다 달라요. 계약서에 적혀 있으니 날짜를 달력에 먼저 옮겨 두세요. 그리고 그 날짜에서 거꾸로 일주일을 세어 두 분만의 마감일을 따로 잡으세요. 실장님 마감일에 맞춰 세기 시작하면 늘 하루가 모자라요.

답이 안 오는 사람들

솔직히 다 답하진 않아요. 오겠다는 마음은 있는데 버튼 누르는 걸 잊는 분이 제일 많아요. 일정이 아직 안 정해져서 미루는 분도 있고요.

버튼이 눈에 잘 띄면 조금 낫고, 청첩장 보낼 때 한 줄 붙이면 또 조금 나아요.

보낼 때 붙이는 한 줄

청첩장 안에 참석 여부 버튼이 있어요. 눌러 주시면 식사 준비하는 데 정말 큰 도움이 돼요.

마감 일주일 전, 친구에게

혹시 그날 올 수 있어? 식사 인원을 이번 주까지 알려 줘야 해서 ㅎㅎ 아직 모르겠으면 모르겠다고만 해 줘도 돼!

어른께 여쭐 때

식사 준비 때문에 여쭙니다. 혹시 그날 오실 수 있으실지, 몇 분이 함께 오실지 알려 주시면 감사하겠습니다.

다시 여쭤보는 건 한 번까지예요. 그래도 답이 없으면 그분은 두 분이 짐작해서 세는 쪽으로 넘기세요. 못 온다는 답을 주신 분께는 바로 고맙다고 답해 드리고요. 어렵게 꺼낸 말이니까요.

숫자는 이렇게 맞춰요

응답한 사람 중 식사하는 인원을 먼저 세요. 그다음 답이 없는 사람 중에 올 것 같은 사람을 따로 세요. 이건 두 분이 제일 잘 알아요. 그 합을 들고 실장님과 이야기하면 크게 어긋나는 일은 드물어요.

제일 어려운 칸이 부모님 손님이에요. 어른들은 버튼을 잘 안 누르시고, 전화로 간다고 하신 걸로 끝인 경우가 많아요. 그래서 부모님께 따로 여쭤봐야 해요. 몇 분쯤 오실 것 같으세요, 하고요. 부모님 짐작이 응답 집계보다 정확할 때가 많아요.

종이에 이렇게 한 번 적어 보세요. 숫자는 예시예요.

이렇게 놓고 보면 어디가 불확실한지 바로 보여요. 응답으로 센 칸은 믿을 만하고, 짐작으로 더한 칸이 큰 갈래가 흔들리는 곳이에요. 위 예시라면 부모님께 한 번 더 여쭤봐야 한다는 뜻이에요.

참석한다고 답하고 못 오는 분도, 답 없이 오시는 분도 있어요. 둘이 어느 정도는 서로 메워 줘요. 그래서 응답 수에서 크게 깎거나 크게 얹기보다, 답 없는 분을 한 명씩 짚어 보는 편이 맞아요.

보증 인원은 조금 낮게 잡을까, 높게 잡을까

예식장 계약마다 조건이 달라서 정답은 없어요. 다만 따져 볼 순서는 있어요.

먼저 추가 인원을 받을 수 있는지 보세요. 보증 인원보다 더 왔을 때 당일에 식사를 더 낼 수 있는 예식장이라면 조금 낮게 잡아도 덜 불안해요. 반대로 좌석이 정해진 코스 식사라면 모자라는 쪽이 훨씬 곤란하니 넉넉하게 잡는 편이 많아요.

그다음은 줄일 수 있는 날짜예요. 마감일 뒤에는 늘릴 수만 있고 줄일 수는 없는 계약이 흔해요. 이 조건이면 애매한 숫자는 마감일에 낮게 부르고 나중에 올리는 게 안전해요.

실장님께 여쭤볼 것

• 보증 인원 마감일이 언제인지
• 마감 뒤에 인원을 늘리거나 줄일 수 있는지
• 보증 인원보다 더 오면 당일 추가가 되는지, 식대가 같은지
• 아이 식대 기준이 몇 살부터인지
• 식권을 신랑측·신부측으로 나눠 주는지
• 식사 대신 드리는 답례품을 예식장에서 준비해 주는지
• 혼주와 두 분 식사가 보증 인원에 들어가는지
• 사진 기사님, 사회자 같은 스태프 식사는 어떻게 세는지

아이 식대는 예식장마다 기준이 달라서 계약서를 한 번 보시는 게 좋아요. 식사 안 하고 가시는 분 몫으로 답례품 수량도 이때 같이 정해 두시면 편해요. 답례품은 남아도 두 분이 쓰시면 되니 조금 넉넉하게 잡는 집이 많아요.

받은 명단은 당일에도 쓰여요

참석 여부 명단은 보증 인원을 정하고 나면 끝나는 게 아니에요. 접수대를 맡아 줄 분께 신랑측, 신부측으로 나눠 전해 드리면 식권을 드릴 때 훨씬 수월해요. 여러 명이 함께 오시는 분, 식사를 안 하시는 분이 누군지 미리 알 수 있으니까요.

예식이 끝난 뒤에도 쓸모가 있어요. 와 주신 분들께 감사 인사를 드릴 때 그 명단이 그대로 연락할 목록이 돼요. 못 오셨지만 답을 남겨 주신 분들도 거기 있고요. 그분들께 따로 한마디 전하면 오래 기억하세요.

흔한 실수

양가를 합쳐서만 세는 것. 식권과 정산은 보통 신랑측, 신부측이 따로예요. 처음부터 나눠서 세어 두셔야 당일 접수대에서 헷갈리지 않아요.

동행을 빼먹는 것. 한 분이 답했지만 가족 네 분이 오시는 경우가 있어요. 응답 건수가 아니라 인원을 세세요.

스태프와 가족 식사를 잊는 것. 두 분, 양가 부모님, 형제자매, 그리고 사진 기사님과 사회자도 식사를 해요. 하객 명단에는 없어서 자주 빠져요.

마감 뒤에 집계를 멈추는 것. 마감 뒤에도 답은 계속 와요. 예식 이삼일 전까지는 한 번씩 열어 보세요.

자주 묻는 질문

참석 여부를 묻는 게 실례는 아닐까요?

요즘은 받는 쪽도 익숙해요. 식사 준비 때문이라고 이유를 붙이면 부담스럽게 듣는 분은 거의 없어요.

어른들은 버튼을 안 누르시는데 어떻게 하죠?

억지로 부탁드리지 마세요. 부모님께 숫자를 여쭤보고 그 숫자를 더하는 쪽이 빠르고 정확해요.

참석한다고 했다가 못 오게 된 분은요?

모바일 청첩장에서 답을 다시 남기실 수 있으면 그대로 고쳐지지만, 대부분은 카톡으로 알려 오세요. 집계 화면만 믿지 말고 따로 들은 변동은 메모해 두세요.

작은 결혼식인데도 받아야 하나요?

인원이 적을수록 한두 명 차이가 크게 느껴져요. 서른 명 자리에 다섯 명이 비면 눈에 보이거든요. 모바일 청첩장으로 받기 어색한 사이라면 전화로 한 분씩 여쭤보셔도 돼요.

응답 명단을 엑셀로 볼 수 있나요?

메리필름 모바일 청첩장은 응답이 오는 대로 관리 화면에 바로 쌓이고, 엑셀로 내려받으실 수 있어요. 신랑측·신부측, 식사 인원까지 따로 세어 드리니까 실장님께 숫자 드릴 때 따로 계산하실 일이 없어요.

보증 인원은 맞히는 숫자가 아니라 근거를 가지고 정하는 숫자예요. 네 가지만 받아 두셔도 그날 실장님 전화가 훨씬 덜 막막해요.